Премествайки се на новото място, в работника се появяват вълнения по повод приемането му в новия колектив. За да се чувствате комфортно в новия колектив, той преминава процес на адаптация. Именно от процеса на адаптация пряко зависи колко бързо новия специалист ще привикне с новите условия на работа.
Второстепенна цел е намаляване на разходите за подбор на персонал. Наличието на ясно определена процедура за преминаване периода на адаптация в компанията, значително намалява риска от напускане на служители. Затова правилната адаптация на персонала в компанията има толкова голямо значение.
За създаване на система за адаптация на служителите може да се използва следната методика, която се състои от:
- Избор на подход към системата за адаптация според наличните ресурси и потенциал на компанията;
- формиране на структурата на адаптационния процес;
- подготовка на необходимата документация;
- разработка на план за внедряване на системата за адаптация.
Основните цели при внедряване на система за адаптация на персонала са:
- Възможност за намаляване на времето по навлизане на новия служител в длъжност, а именно за минимални срокове той да покаже своята ефективност в работата, намалявайки възможните грешки, свързани с непосредствените задължения;
- Съкращаване на изтичане и текучество на персонала, предполага възможността за намаляване на броя на работниците, които не са преминали теста и са напуснали през първата година на работа;
- Наличието на възможност за планиране за по-нататъшно нарастване на персонала и формирането на резерв на кадри.
В повечето случаи се случва следното: Използваните в компанията методи за адаптация на персонала не са предназначени за всички служители, някои от които остават без подходящо внимание през първата година на работа.
Разработване на система за адаптация на персонала
Такива въпроси не възникват, ако компанията е разработила система за адаптиране на персонала. Прилагането и позволява да се състави изчерпателен списък от инструменти за адаптация за новия служител, в зависимост от неговата длъжностна позиция.
В рамките на началото на трудовата дейност на новия служител се предоставя ново работно място. На това място не трябва да има никакви вещи, които са принадлежали на предишния служител. Работното място трябва да е напълно оборудвано с всички необходими офис материали (компютър, офис консумативи), които да осигурят на новия специалист нормални условия на труд при изпълнение на задачите, поставени от ръководството.
След предоставяне на служителя на новото работно място за него се съставя определен план за въвеждане в длъжност. Основната цел на този план е възможността за по-задълбочено запознаване с дейността на компанията, с новата позиция и определяне на по-нататъшни специфики на работа, свързани с получаване на специфични умения, знания и умения в новата позиция. Срокът на действие на плана се изчислява за периода на тестване от специалиста, т.е. планът се разработва съвместно с ръководителя и със специалистът по персонала. На първия работен ден той е доведен до знанието на служителя с подписа.
Благодарение на етапа на встъпване в длъжност служителят започва да формира обхвата на служебните си задължения, както и определя сферата на работа на компанията, структурата и методите на работа.
Според резултатите от определянето на работното място и изготвянето на план за постъпване на длъжността, фирмата определя ментор. Менторът се назначава от същия отдел, като се има предвид наличието на трудов стаж, в който ще дойде новия служител. Новият служител получава и „портфолио за начинаещи“, което включва:
- длъжностна характеристика на служителя, местни разпоредби, регулиращи дейността на компанията;
- корпоративен сувенирен комплект, който включва писалка, дневник, тетрадка и др.;
- информационен материал за дейността на компанията (каталози, брошури, цени).
Връчването на „портфолиото за начинаещи” се извършва на първия ден от работата на новия служител.
Механизмът на адаптация на новия служител в компанията
По време на трудовата заетост и след регистрацията му в отдел „Кадри”, новият служител преминава инструктаж по техника на безопасност и охрана на труда. След завършване на всички необходими процедури, мениджърът на компанията запознава екипа с новия служител, извършва обиколка на офиса. Следва запознаване с работното място, а при необходимост се извършва регистрация на новия потребител в локалната мрежа.
Преди започване на работа, наставникът провежда разговор с новия служител за отговорностите, изясняване на служебните задължения, описание на текущата работа и очакваните резултати, възможни проблеми по време на производствения процес, видове отчетна документация и правила за попълване.
За най-внимателно наблюдение на служителя за неговите постижения в новата длъжност, служителят трябва да представя доклад за извършената работа. Ръководителят ежеседмично оценява резултатите и съобщава информацията на новия служител.
В случай на провеждане в компанията на специални обучителни семинари и програми, новия служител също ги посещава, както всички други служители на компанията. Според резултатите от всички получени доклади и края на изпитателния срок ръководителят на фирмата провежда разговор със служителя. В края на изпитателния период и обобщаване на адаптацията, служителят попълва анкета за условията на труд.
